1. Wie zijn wij?

Sanumwebdesign.nl is een dienst van Sanum B.V.

Sanum B.V.
Verdunplein 17
5627 SZ Eindhoven
Nederland

KvK-nummer: 96920238

E-mail: info@sanumwebdesign.nl
Telefoon: 06 17237261

In deze privacyverklaring wordt Sanum B.V. aangeduid als “Sanum”, “wij”, “ons” of “onze”.

Wij vinden privacy belangrijk. Daarom gaan wij zorgvuldig om met persoonsgegevens van bezoekers, klanten, leveranciers, contactpersonen en andere betrokkenen. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, hoe lang wij gegevens bewaren en welke rechten u heeft.

2. Toepasselijkheid van deze privacyverklaring

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens door Sanumwebdesign.nl, waaronder verwerkingen via onze website, contactformulieren, e-mail, telefoon, offertes, overeenkomsten en onze dienstverlening.

Onze dienstverlening bestaat onder meer uit webdesign, webdevelopment, hosting, domeinregistratie, websiteonderhoud, technisch beheer, SEO, online marketing, advertentiebeheer, consultancy en ondersteuning.

Wanneer wij in opdracht van een klant persoonsgegevens verwerken, bijvoorbeeld bij hosting, onderhoud of beheer van een website, kan Sanum optreden als verwerker. In dat geval worden aanvullende afspraken gemaakt in een verwerkersovereenkomst.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken persoonsgegevens die u zelf aan ons verstrekt, persoonsgegevens die ontstaan tijdens het gebruik van onze website en persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening.

Dit kan onder meer gaan om:

• Naam en achternaam
• Bedrijfsnaam
• Functie
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Adresgegevens
• Factuurgegevens
• KvK-nummer
• Btw-nummer
• IBAN of betalingsgegevens
• IP-adres
• Browsergegevens
• Apparaatgegevens
• Website- en gebruiksgegevens
• Correspondentie via e-mail, telefoon of formulieren
• Informatie die u invult via contactformulieren
• Inloggegevens die u met ons deelt voor technische werkzaamheden
• Gegevens die nodig zijn voor hosting, onderhoud, beveiliging of marketingdiensten
• Gegevens over websites, domeinnamen, hostingpakketten en technische instellingen
• Analytics- en cookiedata, voor zover toegestaan

Wij verwerken alleen persoonsgegevens voor zover dat noodzakelijk is voor de doelen waarvoor deze gegevens zijn verzameld.

4. Bijzondere persoonsgegevens

Wij hebben niet de bedoeling om bijzondere persoonsgegevens te verwerken, zoals gegevens over gezondheid, religie, politieke voorkeur, ras, etniciteit, strafrechtelijke gegevens of gegevens van kinderen.

Wij verzoeken u daarom om dergelijke gegevens niet aan ons te verstrekken, tenzij dit strikt noodzakelijk is en vooraf duidelijk met ons is besproken.

Wanneer wij toch bijzondere persoonsgegevens ontvangen, zullen wij deze alleen verwerken indien daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat of de gegevens verwijderen wanneer verdere verwerking niet noodzakelijk is.

5. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Het beantwoorden van vragen en contactverzoeken
• Het opstellen en verzenden van offertes
• Het aangaan en uitvoeren van overeenkomsten
• Het leveren van webdesign, webdevelopment en technische diensten
• Het registreren en beheren van domeinnamen
• Het leveren en beheren van hostingdiensten
• Het onderhouden, beveiligen en optimaliseren van websites
• Het uitvoeren van SEO- en online marketingwerkzaamheden
• Het beheren van klantrelaties
• Het voeren van administratie en facturatie
• Het verwerken van betalingen
• Het bieden van support en klantenservice
• Het verbeteren van onze website en dienstverlening
• Het analyseren van websitegebruik
• Het verzenden van serviceberichten
• Het verzenden van marketingcommunicatie, indien toegestaan
• Het voldoen aan wettelijke verplichtingen
• Het beschermen van onze rechten en belangen
• Het voorkomen van misbruik, fraude en beveiligingsincidenten

6. Op welke grondslagen verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat. Afhankelijk van de situatie verwerken wij gegevens op basis van:

• Uitvoering van een overeenkomst
• Wettelijke verplichting
• Gerechtvaardigd belang
• Toestemming
• Voorbereiding op een overeenkomst

Bij uitvoering van een overeenkomst verwerken wij gegevens die nodig zijn om onze diensten te leveren. Denk aan contactgegevens, factuurgegevens, domeinnaamgegevens en technische gegevens.

Bij wettelijke verplichtingen verwerken wij gegevens die nodig zijn voor bijvoorbeeld belastingadministratie en boekhouding.

Bij gerechtvaardigd belang verwerken wij gegevens wanneer dit noodzakelijk is voor normale bedrijfsvoering, beveiliging, klantenservice, verbetering van onze dienstverlening of bescherming van onze rechten.

Bij toestemming verwerken wij gegevens bijvoorbeeld voor bepaalde cookies, nieuwsbrieven of marketingdoeleinden. U kunt toestemming altijd intrekken.

7. Contactformulieren en communicatie

Wanneer u een contactformulier invult of ons per e-mail, telefoon of andere weg benadert, verwerken wij de gegevens die u verstrekt.

Deze gegevens gebruiken wij om:

• Uw vraag te beantwoorden
• Contact met u op te nemen
• Een offerte op te stellen
• Een afspraak te maken
• Een overeenkomst voor te bereiden of uit te voeren
• Onze communicatie te administreren

Wij bewaren communicatie zolang dat nodig is voor de behandeling van uw verzoek, onze klantrelatie, administratie of juridische bescherming.

8. Klantgegevens en opdrachtgegevens

Wanneer u klant wordt bij Sanum, verwerken wij gegevens die nodig zijn voor het uitvoeren van de opdracht.

Dit kan gaan om:

• Contactgegevens
• Bedrijfsgegevens
• Factuurgegevens
• Projectinformatie
• Websitegegevens
• Domeinnaamgegevens
• Hostinggegevens
• Technische toegangsinformatie
• Correspondentie
• Supportverzoeken
• Bestanden, teksten, afbeeldingen en andere aangeleverde materialen

Deze gegevens zijn nodig om onze werkzaamheden goed te kunnen uitvoeren.

9. Hosting, websitebeheer en toegang tot klantomgevingen

Omdat wij websites bouwen, onderhouden, beveiligen en beheren, kunnen wij toegang hebben tot persoonsgegevens die op websites of servers van klanten staan.

Denk bijvoorbeeld aan gegevens uit:

• Contactformulieren
• Bestellingen
• Klantaccounts
• Reacties
• Nieuwsbriefinschrijvingen
• CRM-systemen
• Webshopgegevens
• Back-ups
• Logbestanden
• E-mailinstellingen
• CMS-omgevingen zoals WordPress of WooCommerce

Wanneer wij deze gegevens uitsluitend verwerken in opdracht van de klant, treedt de klant op als verwerkingsverantwoordelijke en Sanum als verwerker.

Wij verwerken deze gegevens alleen voor zover dat noodzakelijk is voor onze dienstverlening en volgens de instructies van de klant. Daarbij nemen wij passende beveiligingsmaatregelen en behandelen wij gegevens vertrouwelijk.

10. Domeinregistratie

Wanneer wij namens u een domeinnaam registreren, kunnen persoonsgegevens worden gedeeld met registrars, registry’s of domeinnaambeheerders. Dit is noodzakelijk om de domeinnaam te registreren, beheren en verlengen.

Afhankelijk van de domeinextensie kunnen bepaalde gegevens worden verwerkt door nationale of internationale domeininstanties. Wij delen uitsluitend gegevens die noodzakelijk zijn voor domeinregistratie en domeinbeheer.

11. Hostingproviders, leveranciers en derde partijen

Wij maken gebruik van derde partijen voor onze bedrijfsvoering en dienstverlening.

Wij kunnen persoonsgegevens delen met onder andere:

• Hostingproviders
• Serverbeheerders
• Domeinregistrars
• E-mailproviders
• Softwareleveranciers
• CMS- en pluginleveranciers
• Betaaldienstverleners
• Boekhoudsoftware
• Marketing- en analysetools
• Beveiligingssoftware
• Back-upproviders
• IT-supportpartijen
• Juridische of financiële adviseurs
• Overheidsinstanties, indien wettelijk verplicht

Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer dit noodzakelijk is, wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn of wanneer u daarvoor toestemming heeft gegeven.

Wij verkopen persoonsgegevens nooit aan derden.

12. Subverwerkers

Wanneer Sanum optreedt als verwerker, kunnen wij gebruikmaken van subverwerkers. Dit zijn partijen die ons helpen bij het uitvoeren van de opdracht, zoals hostingproviders, back-updiensten, beveiligingsdiensten en softwareleveranciers.

Wij zorgen ervoor dat subverwerkers passende verplichtingen hebben op het gebied van privacy en beveiliging. Waar nodig sluiten wij verwerkersovereenkomsten met deze partijen.

13. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Wij streven ernaar persoonsgegevens zoveel mogelijk binnen de Europese Economische Ruimte te verwerken.

Het kan echter voorkomen dat bepaalde leveranciers gegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte, bijvoorbeeld wanneer gebruik wordt gemaakt van internationale softwarediensten.

Wanneer sprake is van doorgifte naar landen buiten de Europese Economische Ruimte, zorgen wij voor passende waarborgen, voor zover dat wettelijk vereist is. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren via standaardcontractbepalingen of andere toegestane mechanismen onder de AVG.

14. Cookies en vergelijkbare technieken

Onze website kan gebruikmaken van cookies en vergelijkbare technieken.

Cookies kunnen worden gebruikt voor:

• Functionele werking van de website
• Beveiliging
• Voorkeursinstellingen
• Statistische analyse
• Verbetering van de website
• Marketing en tracking, indien toestemming is gegeven

Functionele cookies zijn noodzakelijk voor het goed functioneren van de website. Analytische cookies gebruiken wij om inzicht te krijgen in het gebruik van onze website. Marketingcookies plaatsen wij alleen wanneer daarvoor toestemming is vereist en deze toestemming is gegeven.

Meer informatie vindt u in ons cookiebeleid.

15. Analytics en marketing

Wij kunnen gebruikmaken van analysetools om te begrijpen hoe bezoekers onze website gebruiken. Daarmee kunnen wij onze website verbeteren.

Ook kunnen wij marketingtools gebruiken voor advertenties, remarketing of conversiemeting, voor zover dit is toegestaan.

Wanneer toestemming vereist is, vragen wij die vooraf. U kunt uw toestemming altijd intrekken via de cookie-instellingen of door contact met ons op te nemen.

16. Nieuwsbrieven en commerciële communicatie

Wanneer u zich inschrijft voor een nieuwsbrief of toestemming geeft voor commerciële communicatie, kunnen wij uw naam en e-mailadres gebruiken om u berichten te sturen.

U kunt zich op ieder moment afmelden. In iedere nieuwsbrief staat een afmeldmogelijkheid, of u kunt contact met ons opnemen via info@sanumwebdesign.nl.

17. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doelen waarvoor zij zijn verzameld.

Wij hanteren onder meer de volgende uitgangspunten:

• Administratieve en fiscale gegevens bewaren wij zolang de wettelijke bewaarplicht geldt.
• Offertegegevens bewaren wij zolang dat nodig is voor opvolging en administratie.
• Klantgegevens bewaren wij gedurende de klantrelatie en daarna zolang dat nodig is voor administratie, support of juridische bescherming.
• Projectgegevens bewaren wij zolang dat nodig is voor uitvoering, onderhoud, bewijsvoering of ondersteuning.
• Contactverzoeken bewaren wij zolang dat nodig is om het verzoek af te handelen.
• Marketinggegevens bewaren wij totdat u zich afmeldt of uw toestemming intrekt.
• Technische logbestanden bewaren wij zolang dat nodig is voor beveiliging, foutopsporing en beheer.

Wanneer gegevens niet langer nodig zijn, worden deze verwijderd of geanonimiseerd.

18. Beveiliging van persoonsgegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, openbaarmaking, wijziging en vernietiging.

Deze maatregelen kunnen onder meer bestaan uit:

• SSL-beveiliging
• Sterke wachtwoorden
• Beperkte toegang tot systemen
• Tweefactorauthenticatie waar mogelijk
• Regelmatige software-updates
• Firewall- en beveiligingsmaatregelen
• Back-ups
• Logging en monitoring
• Beveiligde hostingomgevingen
• Toegangsbeheer
• Geheimhouding
• Beperking van administratieve rechten
• Controle van kwetsbaarheden

Hoewel wij passende maatregelen nemen, kan geen enkel systeem volledige veiligheid garanderen. Wij verwachten daarom ook van klanten dat zij zorgvuldig omgaan met toegangscodes, accounts, updates en beveiligingsinstellingen.

19. Datalekken

Wanneer sprake is van een beveiligingsincident of mogelijk datalek, onderzoeken wij dit zo snel mogelijk.

Indien nodig nemen wij maatregelen om de gevolgen te beperken. Wanneer Sanum optreedt als verwerker, informeren wij de klant als verwerkingsverantwoordelijke conform de gemaakte afspraken.

Wanneer Sanum zelf verwerkingsverantwoordelijke is en een melding wettelijk verplicht is, melden wij het datalek bij de Autoriteit Persoonsgegevens en/of de betrokkenen.

20. Geheimhouding

Wij behandelen persoonsgegevens en vertrouwelijke informatie vertrouwelijk.

Personen die namens Sanum toegang hebben tot persoonsgegevens, zijn gehouden aan geheimhouding, tenzij een wettelijke verplichting anders bepaalt.

21. Uw rechten

U heeft op grond van de AVG verschillende rechten.

U kunt ons verzoeken om:

• Inzage in uw persoonsgegevens
• Correctie van onjuiste gegevens
• Verwijdering van gegevens
• Beperking van verwerking
• Overdracht van gegevens
• Bezwaar tegen verwerking
• Intrekking van toestemming
• Informatie over de verwerking

Wanneer wij persoonsgegevens verwerken op basis van toestemming, kunt u die toestemming altijd intrekken. De intrekking heeft geen invloed op verwerkingen die vóór de intrekking rechtmatig hebben plaatsgevonden.

22. Hoe kunt u uw rechten uitoefenen?

U kunt een verzoek indienen via:

info@sanumwebdesign.nl

Wij kunnen vragen om aanvullende informatie om uw identiteit te controleren. Dit doen wij om te voorkomen dat gegevens aan de verkeerde persoon worden verstrekt.

Wij reageren zo snel mogelijk en uiterlijk binnen de wettelijke termijn.

23. Klachten

Wanneer u een klacht heeft over de manier waarop wij met persoonsgegevens omgaan, vragen wij u eerst contact met ons op te nemen.

U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

24. Verantwoordelijkheid van klanten

Wanneer wij websites bouwen, hosten of beheren voor klanten, blijft de klant in veel gevallen zelf verantwoordelijk voor de persoonsgegevens die via de eigen website worden verwerkt.

De klant is onder meer verantwoordelijk voor:

• Een eigen privacyverklaring
• Een passend cookiebeleid
• Rechtsgeldige toestemming voor cookies of marketing
• Correcte inhoud van formulieren
• Correcte verwerking van klant- of bezoekersgegevens
• Het tijdig melden van relevante wijzigingen
• Het verstrekken van juiste instructies aan Sanum
• Het naleven van eigen wettelijke verplichtingen

Sanum kan hierbij ondersteunen, maar neemt deze verantwoordelijkheid niet automatisch over.

25. Minderjarigen

Onze website en diensten zijn niet gericht op minderjarigen.

Wij verwerken niet bewust persoonsgegevens van personen jonger dan 16 jaar zonder toestemming van een ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

Wanneer u vermoedt dat wij toch persoonsgegevens van een minderjarige verwerken zonder geldige toestemming, neem dan contact met ons op. Dan zullen wij passende maatregelen nemen.

26. Geautomatiseerde besluitvorming

Wij nemen geen besluiten die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking en die rechtsgevolgen hebben voor personen of hen anderszins aanzienlijk treffen.

27. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij behouden ons het recht voor om deze privacyverklaring te wijzigen.

De meest actuele versie staat altijd op onze website. Wanneer wijzigingen belangrijk zijn, kunnen wij deze ook op een andere passende manier bekendmaken.